Részvételi Megállapodás – Budapest–Baghdad–Salalah Rally 2027

Hatályos: 2027. Március hónapban megrendezésre kerülő Budapest–Baghdad–Salalah 2027 Rally eseményre.

A leg fontosabb szabály a verseny mottója: TISZTELET, TÜRELEM, ALÁZAT.

Bevezetés: Jelen Részvételi Megállapodás (a továbbiakban: Megállapodás) meghatározza a 2027. Március hónap folyamán megrendezésre kerülő Budapest–Baghdad–Salalah Rally (a továbbiakban: Rally) versenyen részt vevő személy (a továbbiakban: Résztvevő) jogait és kötelezettségeit, valamint a rendezvény szervezője (a továbbiakban: Szervező) által előírt feltételeket. A Résztvevő a nevezésével és a jelen Megállapodás aláírásával kijelenti, hogy a dokumentumban foglalt feltételeket megismerte, megértette és magára nézve kötelezőnek fogadja el. A Rally egy hosszú távú, több országon átívelő, fokozott kockázatokkal járó közúti és terepen zajló esemény, amely nyilvános közutakon és kijelölt útvonalakon halad. A Résztvevő tudomásul veszi, hogy a Rally nem hagyományos verseny zárt pályán, hanem egy kalandtúra jellegű kihívás, ahol a közlekedési szabályok betartása és a biztonság elsődleges.

1. Országonkénti sajátosságok, kockázatok és szabályok

A Rally útvonala Magyarországról indulva több országon halad át, érintveRomániát, Bulgáriát, Görögországot, Irakot, Kuwaitot, Szaúd-Arábiát és Ománt.
Minden Résztvevő köteles valamennyi érintett ország hatályos törvényeit, közlekedési szabályait, és hatósági előírásait maradéktalanul betartani, továbbá tiszteletben tartani az adott ország vallási és kulturális normáit. Az alábbiakban országonként kiemeljük a főbb kockázatokat és kötelezettségeket, amelyekre a Résztvevőnek különös figyelmet kell fordítania:

1.1 Irak

• Biztonsági kockázatok és politikai környezet: A Szervező igyekszik a lehető legbiztonságosabb útvonalat kijelölni és naprakész információkkal szolgálni a helyzetről, de garantálni nem tudja a teljes biztonságot, ahogy Európai szakaszokon sem. A Résztvevő vállalja, hogy indulás előtt tájékozódik saját országa külügyminisztériumának utazási tanácsairól Irakra vonatkozóan, és felkészül a magas kockázati szintre.
• Hatósági ellenőrzések: Irak területén gyakoriak az útellenőrző pontok, katonai vagy rendőrségi ellenőrzések. A Résztvevő köteles megállni minden hivatalos ellenőrzőpontnál, és együttműködni a hatóságokkal. Ez magában foglalja a szükséges okmányok (útlevél, vízum, jármű papírok, esetleges külön engedélyek bemutatását, valamint udvarias és nyugodt magatartás tanúsítását az ellenőrzéseket végző személyekkel szemben. A Résztvevő elfogadja, hogy az ellenőrzések miatt jelentős várakozási idő vagy útvonal-módosítás is előfordulhat, és ezt a Rally menetrendjének tervezésekor figyelembe veszi. A Szervezők együtt működnek az országok hatóságaival, így például az Iraki Kormány határátlépési és Katonai ellenőrző pontokon való áthaladás könnyítését ígérték a versenyzők részére. Bármilyen konfliktushelyzetet kerülni kell: tilos vitába szállni vagy ellenállást tanúsítani bármelyik ország hatóságaival, még akkor is, ha a helyzet igazságtalannak tűnne. Normális viselkedés esetében ilyen NEM FORDULHAT ELŐ!
• Különleges előírások és óvintézkedések: A Résztvevő vállalja, hogy betart minden, a Szervező vagy a helyi kísérő/szakértő által javasolt biztonsági óvintézkedést.. A Résztvevő tudomásul veszi, hogy tilos a rally útvonaláról önhatalmúlag letérni Irakban, különösen olyan területekre, amelyeket a Szervező vagy a helyi hatóságok kifejezetten nem engedélyeztek. Továbbá tilos bármilyen fegyvert vagy olyan eszközt az országba behozni, amelyet a helyi jogszabályok tiltottak – ennek megsértése súlyos büntetőjogi következményekkel járhat és azonnali kizárást von maga után (lásd 2.3 pont).
  
  
  1.2 Szaúd-Arábia

• Vallási és kulturális szabályok tiszteletben tartása: A Résztvevő tudomásul veszi, hogy Szaúd-Arábia egy konzervatív iszlám ország, ahol szigorú vallási és társadalmi előírások vannak érvényben. A Résztvevő köteles tiszteletben tartani az iszlám vallás gyakorlatát és a helyi szokásokat, beleértve az alábbiakat:
  • Öltözködés és viselkedés: Kerülni kell a kihívó, nem megfelelő öltözetet. A nők számára ajánlott a visszafogott, a karokat és lábakat elfedő ruházat viselése nyilvános helyen; férfiak számára is kerülendő a túlzottan kihívó viselet. Nyilvános helyen a túlzott testi kontaktus vagy intim viselkedés tilos.
  • Vallási szokások: A napi többszöri imaidő idején számos üzlet és intézmény bezár; a Résztvevő ennek tudatában tervezi a napi programját. Tilos bármilyen módon tiszteletlenül nyilatkozni vagy viselkedni az iszlám vallással, Mohammed prófétával, Allah-al vagy a Koránnal, vagy bármely vallási személlyel/szimbólummal kapcsolatban. Az ilyen cselekedet törvénybe ütközik és súlyos következményekkel járhat. Az ilyen esetekben a Szervezők nem fognak tudni segíteni.
  • Ramadán és egyéb vallási események: Amennyiben a Rally ideje alatt vallási ünnep (pl. Ramadán) zajlik, a Résztvevő köteles nappal nyilvános helyen tartózkodva nem enni, inni vagy dohányozni. Bár 2027 Márciusa  nem esik a Ramadán időszakára, más vallási események vagy helyi ünnepek (pl. pénteki ima) idején is tartózkodni kell minden, a helyieket sértő magatartástól.
• Hatósági korlátozások és jogszabályok: Szaúd-Arábiában a jogrendszer szigorúan betartatja a törvényeket. A Résztvevő köteles tartózkodni minden illegális tevékenységtől, beleértve különösen:
  • Tiltott szerek és tárgyak behozatala: Szigorúan tilos alkoholt, kábítószert, pornográf anyagokat, vagy bármilyen, a szaúdi jog által tiltott árucikket behozni az országba. Már csekély mennyiségű kábítószer birtoklása is rendkívül súlyos (akár halálos) büntetést vonhat maga után. Az alkohol bevitelét nem veszik annyira szigorúan. Az Alkoholt csak elveszik, vagy kiöntetik azzal, aki be akarja vinni az országba. A gyógyszereket illetően a Résztvevőnek előzetesen ellenőriznie kell, hogy az általa szedett vényköteles gyógyszerek hatóanyagai nem minősülnek-e Szaúd-Arábiában tiltott szernek. Javasolt orvosi igazolást (angol nyelven, a gyógyszer szükségességét és adagját megjelölve) magával hozni a személyes gyógyszerekről, és azokat eredeti csomagolásban szállítani.
  • Közlekedési szabályok és hatósági intézkedések: A szaúdi közutakon a Résztvevő köteles betartani a helyi közlekedési szabályokat (sebességhatárok, közlekedési lámpák, előzési szabályok stb.). Szaúd-Arábiában a közlekedési bírságok és büntetések szigorúak, a közúti rendőrség pedig gyakran használ traffipaxot és térfigyelő kamerákat. Tilos a megengedett sebességet túllépni vagy veszélyes manővereket végezni, különösen lakott területen. Ha a hatóságok megállítják a Résztvevőt (rendőri ellenőrzés, határőrizeti ellenőrzés), köteles együttműködni, bemutatni az okmányait és engedelmeskedni az utasításoknak. A Szervező felhívja a figyelmet, hogy Szaúd-Arábia bizonyos területein (pl. katonai vagy olajipari létesítmények környéke, vallási szent helyek körzete) külföldiek mozgását korlátozhatják, vagy külön engedélyhez köthetik. A Résztvevő vállalja, hogy nem hajt be tiltott zónákba, és amennyiben a Rally útvonala ilyen terület közelében halad, csak a hatóságok által engedélyezett módon és útvonalon közlekedik.
• Kulturális érzékenység és viselkedési normák: A Résztvevő tartózkodik minden olyan megnyilvánulástól, amely sértheti a helyi társadalmi normákat. Ide tartozik például a trágár vagy sértő nyelvezet használata nyilvános helyen, a helyi emberek, különösen a nők engedély nélküli fényképezése vagy filmezése, valamint bármilyen olyan tartalom nyilvános terjesztése (pl. matricák, szórólapok osztogatása), ami politikai vagy vallási szempontból érzékeny lehet. Szaúd-Arábia vendégszerető, de konzervatív ország; a Rally résztvevői a figyelem középpontjába kerülhetnek, ezért elvárás a példamutató, tiszteletteljes viselkedés mindenhol. Bármely Résztvevő, aki Szaúd-Arábiában botrányosan vagy a helyi normákat súlyosan sértő módon viselkedik, a Szervező által a versenyből kizárható (lásd 2.3 pont), és a helyi hatóságokkal szemben is felelősségre vonható. A Szervezők ez esetben sem tudnak segítséget nyújtani.

1.3 Omán

• Helyi közlekedési szabályok betartása: Ománban a közlekedési szabályok jól kidolgozottak és szigorúan betartatják őket. A Résztvevő köteles betartani Omán teljes területén a közúti közlekedési szabályokat, beleértve a sebességkorlátozásokat (jellemzően autópályán 100 km/h, max. 120 km/h, lakott területen 40–80 km/h között, táblák szerint), a kötelező biztonsági öv használatát, és a mobiltelefon kézben tartásának tilalmát vezetés közben. A közlekedési lámpák és jelzőtáblák útmutatásait maradéktalanul követni kell. Ománban sok helyen automata traffipaxok működnek, és a bírságok magasak lehetnek – a Résztvevő viseli a felelősséget minden általa elkövetett szabálysértés pénzügyi és jogi következményeiért. Külön felhívjuk a figyelmet a gyalogosok és állatok védelmére: Ománban gyakran előfordulhatnak tevehajtók, kecskék vagy más állatok az úton, különösen vidéki területeken, a Résztvevő köteles fokozott óvatossággal közlekedni és lassítani az ilyen szituációkban a balesetek elkerülése érdekében.
• Viselkedési és kulturális normák: Omán egy hagyományait tisztelő, de a külföldiekkel szemben nyitott és barátságos ország. A Résztvevőnek ugyanakkor itt is alkalmazkodnia kell a helyi kulturális elvárásokhoz. Ez magában foglalja a szerény és tisztelettudó öltözködést (különösen vallási helyszíneken vagy kisebb falvakban látogatva), a helyi emberekkel való barátságos, de tiszteletet mutató kommunikációt, valamint annak tudomásul vételét, hogy Ománban is tilos a nyilvános sértő viselkedés, a vallási jelképek gyalázása vagy a közszeméremsértés, a helyiek engedély nélküli fotózása, filmezése. A Résztvevő nem folytathat semmilyen politikai vagy vallási aktivizmust, és tartózkodik minden, a helyi törvények által tiltott cselekedettől. Ománban például tilos alkoholos italt nyilvános helyen fogyasztani vagy ittas állapotban nyilvánosan megjelenni; alkoholt csak engedéllyel rendelkező helyen (pl. bizonyos szállodákban) lehet fogyasztani, amit a Résztvevő köteles figyelembe venni. Továbbá a kábítószer birtoklását és használatát Omán hatóságai is szigorúan büntetik, a Résztvevő nem tarthat magánál semmilyen illegális szert.
• Helyi sajátosságok és egyéb kötelezettségek: A Résztvevő tudomásul veszi, hogy Ománban a hatóságok magas szintű közbiztonságot tartanak fenn. Ennek részeként időnként ellenőrizhetik a külföldiek iratait, különösen közúti ellenőrzés során. A Résztvevő köteles útlevelét és vezetői engedélyét (valamint az Ománba történő belépéskor kapott belépési engedélyt) magánál tartani és kérésre bemutatni. Emellett ajánlott a Rally során tekintettel lenni Omán természeti és kulturális örökségére: tilos szemetelni, a sivatagban vagy egyéb terepen keletkező hulladékot a táborhelyeken össze kell gyűjteni és megfelelő helyeken elhelyezni. Továbbá a Résztvevők nem rongálhatnak meg semmilyen természeti képződményt, illetve külön engedély nélkül nem közelíthetnek meg érzékeny területeket (például katonai bázisok vagy határövezetek). Ománban a közösség és a hatóságok segítőkészek, de elvárják a szabályok betartását – a Rally résztvevői, mint külföldi vendégek, kötelesek jó hírnevüket megőrizve, felelősen viselkedni az ország területén.

Megjegyzés: A fent felsorolt ország-specifikus szabályok nem kizárólagosak. A Résztvevő vállalja, hogy az összes tranzitország (pl. Törökország, amennyiben a végleges útvonal ezeket érinti) törvényeit és előírásait is betartja. A Szervező az indulás előtt részletes tájékoztatót ad át a végleges útvonalról és az érintett országok esetleges további követelményeiről (pl. külön vámeljárások, helyi biztosítás megkötése, kísérő járművek). A Résztvevő köteles az ilyen előírásokat és tájékoztatásokat írásban tudomásul venni és aláírni, amelyek a jelen Megállapodás kiegészítő részének minősülnek.

2. Felelősségvállalás és kizárás

Ebben a szakaszban kerülnek rögzítésre a Rally-n való részvétellel kapcsolatos felelősségi kérdések és a kizárás (diszkvalifikáció) esetei. A Résztvevő teljes körűen vállalja a részvétel kockázatait, és elfogadja a Szervező felelősségének korlátozását az itt leírtak szerint.

2.1 Részvétel saját felelősségre

• A Résztvevő kifejezetten kijelenti és elfogadja, hogy a Rally-n saját felelősségére és kockázatára vesz részt. Tudomásul veszi, hogy a rendezvény extrém körülmények között zajlik, és súlyos baleset, sérülés, megbetegedés vagy akár haláleset bekövetkezésének kockázatát hordozza magában. A Résztvevő vállalja, hogy ezeket a kockázatokat felmérte és önkéntesen vállalja, és lemond minden olyan igényéről, amely e kockázatok megvalósulásából eredően a Szervezővel vagy a rendezvény bármely résztvevőjével szemben felmerülhet.
• A Résztvevő elismeri, hogy a Rally során előre nem látható veszélyhelyzetek merülhetnek fel, többek között, de nem kizárólag: közlekedési balesetek (akár nagy sebességű autópálya-balesetek Európában, akár elhagyatott sivatagi utakon bekövetkező balesetek), jármű meghibásodása lakott területtől távol, természeti viszonyok miatti balesetek (homokvihar, heves eső, szélsőséges hőség okozta kimerültség), egészségügyi vészhelyzet (pl. kiszáradás, ételmérgezés, fertőző betegség, rovarcsípés, kígyómarás), hatósági intézkedések (őrizetbe vétel egy helyi jogszabály megsértése miatt, hosszadalmas kihallgatás, kiutasítás),
  A Résztvevő kijelenti, hogy ezen kockázatokat ismeri és vállalja; megfelelő óvintézkedéseket tesz (pl. védőfelszerelés viselése, egészségbiztosítás megkötése, védőoltások beszerzése, biztonsági tájékoztatók figyelemmel kísérése) a veszélyek csökkentése érdekében, de tudatában van, hogy a kockázatok teljeskörű kizárása lehetetlen.
• A Résztvevő saját felelőssége kiterjed a járművére és vagyontárgyaira is. A Rally alatt a járműben vagy annak környezetében keletkező bármilyen kárért, rongálódásért vagy elveszett tárgyakért (legyen az közlekedési baleset, lopás, tűz, elemi kár, vandalizmus, stb.) a Résztvevő viseli a felelősséget.
  A Résztvevő a saját felszerelésére (pl. navigációs eszközök, kamera, telefon, sátorfelszerelés, alkatrészek) saját maga vigyáz, és anyagi felelősséggel tartozik azokért – a Szervező nem vállal felelősséget az elveszett vagy megrongálódott személyes tárgyakért.
• A Résztvevő kijelenti továbbá, hogy rendelkezik a részvételhez szükséges vezetési gyakorlattal és képességekkel, és saját képességeinek tudatában vesz részt a Rally-n. Bármilyen, a vezetéshez vagy a részvételhez kapcsolódó döntését (például hogy egy nehezebb terepszakaszon hogyan halad át, vagy milyen sebességgel közlekedik) saját belátása és felelőssége szerint hozza meg, mérlegelve a pillanatnyi erőnlétét, mentális állapotát és a jármű műszaki állapotát. Amennyiben egy helyzet meghaladja a képességeit vagy túl kockázatosnak ítéli, a Résztvevő felelőssége, hogy lassítson, megálljon vagy segítséget kérjen – a veszélyes helyzetek felismerése és elkerülése a Résztvevő saját kötelessége.

2.2 A Szervező felelősségének korlátozása

• A Szervező a Rally megszervezéséért és lebonyolításáért felelős, azonban a Résztvevő tudomásul veszi, hogy a Szervező nem vállal felelősséget a Rally-n való részvételből eredő semmilyen kárért vagy veszteségért, az alábbiak szerint részletezve. Ez a felelősségkizárás kiterjed a Résztvevőt érő személyi sérülésekre, betegségekre, halálesetre, anyagi károkra, közvetett károkra (pl. elmaradt haszon, üzleti veszteség) és bármely egyéb hátrányra, amely a Rally során vagy azzal összefüggésben következik be.
• Általános felelősségkizárás: A Szervező nem tehető felelőssé sem a Résztvevőt, sem a járművét, sem a csapattagjait (pl. navigátor, szerelő, kísérő) ért károkért.
  A felelősségkizárás különösen vonatkozik az alábbi esetekre: természeti csapás, időjárási körülmények, baleset, lopás, vandalizmus, tűz, robbanás, háborús cselekmény, terrorizmus, hatósági beavatkozás, jogszabályi változások, sztrájk, járvány, útvonal-módosítás, késedelem vagy a Rally bármely részének törlése/lemondása. Ezen események bármelyike esetén a Résztvevő nem jogosult kártérítésre vagy a nevezési díj visszakövetelésére.
• Egészségügyi ellátás és mentés: A Szervező igyekszik alapvető orvosi készenlétet biztosítani a Rally folyamán (például elsősegélynyújtó személyzet vagy mentőautó bizonyos táborhelyeken, illetve vészhelyzeti hívórendszer a GPS-követőn keresztül). A Résztvevő azonban tudomásul veszi, hogy a távoli, elhagyatott területeken előfordulhat, hogy korlátozott vagy késedelmes az egészségügyi ellátás, és a Szervező nem tud azonnali orvosi mentést garantálni minden helyszínen, főleg, ha a versenyző pozíciója ismeretlen és semmilyen kommunikációs eszközön keresztül nem elérhető. A Szervező által biztosított orvosi személyzet beavatkozása vagy annak hiánya miatt a Szervező nem vonható felelősségre.
  A Résztvevő felelős a saját egészségügyi biztosításáért (lásd 3.2 pont), és az esetleges mentés vagy egészségügyi evakuáció költségeit – amennyiben azok nem fedezhetők a biztosításból – maga viseli.
• Harmadik személynek okozott károk: A Résztvevő teljes felelősséget vállal minden, a Rally során harmadik személynek okozott kárért (pl. egy balesetben más jármű vagy személy sérül meg a Résztvevő hibájából). A Szervező nem vállal felelősséget a Résztvevő által másnak okozott károkért vagy sérelemért; az ilyen igényeket a károsult harmadik személy közvetlenül a Résztvevővel szemben érvényesítheti. A Résztvevő köteles megfelelő felelősségbiztosítással rendelkezni (lásd 3.2 pont) az ilyen esetek fedezésére. Amennyiben a Szervezőt bármilyen jogi igény vagy eljárás érné a Résztvevő magatartása miatt (pl. egy harmadik fél kártérítési követelést nyújt be a Szervező ellen a Résztvevő cselekménye folytán), a Résztvevő vállalja, hogy minden ésszerűen elvárható módon kártalanítja és mentesíti a Szervezőt az ilyen igények alól. Ez magában foglalhatja a Szervező jogi költségeinek, esetleges kártérítési kifizetéseinek megtérítését is.
• Jogszabály által kizárt felelősség: Ha valamely ország jogszabályai értelmében bizonyos felelősségi köröket nem lehet érvényesen kizárni vagy korlátozni (például egyes országokban a szándékos szerződésszegésért vagy egyes termékfelelősségi esetekért való felelősség nem zárható ki), akkor a Szervező az adott joghatóság alatt csak a törvény által megengedett legteljesebb mértékben érvényesíti a fenti felelősségkorlátozást. Ahol a jog kötelezően előírja, a Szervező minimális felelősséget vállal például a saját szándékos vagy durva gondatlan magatartásából eredő halál vagy személyi sérülés esetére – ebben az esetben a Szervező anyagi felelőssége legfeljebb a törvényben meghatározott minimumra korlátozódik. A jelen Megállapodás egyetlen rendelkezése sem értelmezhető úgy, hogy az ellentétes lenne az alkalmazandó jog kötelező előírásaival; az ilyen esetekben az adott rendelkezés helyébe a jogszabályi előírás lép, a Megállapodás többi része pedig változatlanul érvényben marad.

2.3 Kizárási feltételek (Diszkvalifikáció)

A Szervező fenntartja a jogot, hogy a Rallyból azonnali hatállyal kizárjon (diszkvalifikáljon) bármely Résztvevőt vagy csapatot, amennyiben az alábbi feltételek vagy szabályok bármelyikét megszegi, illetve olyan magatartást tanúsít, amely a Rally biztonságát, szellemiségét vagy jó hírnevét veszélyezteti. Kizárás esetén a Résztvevő a továbbiakban nem folytathatja hivatalosan a versenyt, elveszíti minden, a Rallyhoz kapcsolódó szolgáltatás igénybevételének jogát, és nevezési díj visszatérítésére nem jogosult. A kizárt Résztvevő köteles továbbá a Rally hivatalos azonosító jeleit (rajt- és rajtszám matricák, rendezvény logók) járművéről eltávolítani, és a Szervező utasításai szerint eljárni (pl. biztonságos pontig kísérhetik, vagy önállóan, saját felelősségre kell elhagynia az útvonalat). Az alábbiak a kizárás okai lehetnek:

• Veszélyes vagy felelőtlen viselkedés: Ha a Résztvevő szándékosan vagy súlyosan gondatlanul veszélyezteti saját maga, utasai, a többi résztvevő vagy a közönség biztonságát, a Szervezők azonnal kizárhatják. Ilyen magatartásnak minősül különösen: extrém gyorshajtás lakott területen vagy veszélyes útszakaszon, ittas vagy bódult állapotban történő vezetés, közúti agresszió (pl. szándékos ütközés, leszorítás), a közlekedési szabályok sorozatos és súlyos megszegése, vagy a Szervezők biztonsági utasításainak figyelmen kívül hagyása (pl. tiltott útszakaszra hajtás…stb.).
• Hatóságokkal való konfliktus, jogsértés: A Rally során bármely országban elkövetett súlyos jogsértés (bűncselekmény vagy a helyi jogrend durva megsértése) automatikusan a Résztvevő kizárását vonhatja maga után. Ide értendő, ha a Résztvevőt a helyi hatóságok letartóztatják vagy őrizetbe veszik, ha bűnvádi eljárás indul ellene, vagy ha olyan szabálysértést követ el, amely miatt a hatóságok a Szervezőhöz fordulnak panasszal. Tipikus példák: kábítószer birtoklása vagy csempészése, lopás vagy rongálás, a helyi lakosság elleni erőszakos cselekedet, szándékosan sértő vagy istenkáromló megnyilvánulások konzervatív országokban (pl. vallási ereklyék megrongálása), vagy akár közlekedési baleset esetén cserbenhagyás. Amennyiben a Résztvevő vízum- vagy határátlépési szabályokat szeg meg (pl. engedély nélkül lép be tiltott területre, vagy érvénytelen papírokkal utazik), és emiatt a hatóságok szankciót alkalmaznak (pl. kitoloncolás, pénzbírság), a Szervezők jogosultak a Résztvevőt kizárni, mivel nem tudja garantálni a továbbiakban a jogszerű részvételét.
• A Rally szabályainak és előírásainak megsértése: A Résztvevő köteles betartani a Szervező által előzetesen kiadott Rally Szabálykönyv minden pontját (amely a technikai, biztonsági, és versenyzési előírásokat részletezi). Bármilyen súlyos szabályszegés vagy csalás a versenyből való kizárást eredményezheti. Ide tartozik különösen:
  • A kötelező felszerelések hiánya vagy használatának megtagadása (pl. GPS nyomkövető szándékos kikapcsolása vagy megrongálása – ezzel a Szervezővel való kapcsolat megszakítása; biztonsági öv, bukósisak vagy egyéb előírt védőfelszerelés mellőzése).
  • Csalás a versenyben: ellenőrző pontok kihagyása és utólag hamis igazolása, tiltott külső segítség igénybevétele olyan kategóriában, ahol ez nem engedélyezett, útvonalra vonatkozó utasítások szándékos megszegése a versenyelőny érdekében, vagy bármilyen adathamisítás (pl. menetlevél manipulálása).
  • Sportszerűtlen magatartás: más csapatok szándékos akadályozása, veszélyeztetése, verekedés vagy fenyegetés a többi résztvevővel szemben, sértegető, diszkriminatív vagy rosszindulatú kommunikáció a verseny során. A Rally közösségének szelleme barátságon és kalandon alapul – ennek súlyos megsértése (pl. lopás a táborban, szándékos rongálás más járművén), a Szervezők által előírt szponzori kötelező matricák a versenyben résztvevő gépjárműre jól látható helyre fel nem helyezése, vagy azok eltávolítása kizárást von maga után. 
• Illegális vagy tiltott tárgyak birtoklása: Amint azt az egyes országokra vonatkozó szabályoknál részleteztük, bizonyos tárgyak (fegyverek, robbanóanyagok, kábítószer, illegális rádió adó-vevők, engedély nélküli drónok, stb.) szigorúan tiltottak. Ha a Résztvevőnél ilyen tiltott eszközöket vagy anyagokat találnak, az adott ország hatósága elkobozhatja azt. Ugyanez érvényes arra is, ha a Résztvevő által használt járműben vagy csomagokban a hatóságok találnak tiltott tárgyakat – függetlenül attól, hogy arról a Résztvevő tudott vagy sem, a Rally szempontjából ez a Résztvevő felelőssége. A Szervező felhívja a figyelmet, hogy a Rallyra tilos lőfegyvert vagy egyéb fegyverként használható eszközt hozni még önvédelem céljából is, mivel ez a legtöbb érintett országban illegális és veszélyezteti a teljes karavánt.
• Együttműködés hiánya a Szervezővel: A Résztvevő köteles a Szervező utasításait követni mind a verseny előtt (pl. adminisztratív és technikai átvétel során), mind a Rally alatt (ellenőrző pontokon, táborhelyeken, útvonal-módosítás esetén, stb.). Ha egy Résztvevő visszatérően és súlyosan figyelmen kívül hagyja a Szervező,a Verseny Igazgató, vagy a hivatalos versenybírók utasításait – például nem jelenik meg kötelező biztonsági eligazításon, nem adja le időben a szükséges dokumentumokat, vagy engedély nélkül elhagyja a hivatalos útvonalat – a Szervező figyelmeztetés után jogosult kizárni. Különösen lényeges a határátlépések közös lebonyolításánál való együttműködés: ha egy csapat nem tart a konvojjal a határon és ezzel problémát okoz, az kizárási ok lehet.
• A Rally hírnevének súlyos károsítása: Ha a Résztvevő olyan magatartást tanúsít (nyilvánosan vagy a médiában), amely a Rally megítélését, engedélyeit vagy a Szervező hírnevét jelentősen károsítja, a Szervező kizárhatja. Ilyen lehet például, ha egy Résztvevő szándékosan félrevezető vagy rossz színben feltüntető információkat terjeszt a Rallyról a rendezvény ideje alatt, vagy ha valamelyik országban a helyi szervekkel kötött megállapodásokat veszélyezteti felelőtlen viselkedésével (pl. helyi lakosok provokálása, rendezvényi engedélyek megszegése). A Szervező érdeke a helyi hatóságokkal és közösségekkel való jó viszony fenntartása; ennek súlyos megrontása esetén a vétkes Résztvevő a versenyből eltávolítható.

Kizárási eljárás: A kizárás tényét és indokát a Szervező hivatalos képviselője (pl. versenyigazgató) a helyszínen közli a Résztvevővel, lehetőség szerint írásban is rögzítve. A kizárásról később írásbeli jegyzőkönyv készül. A kizárt Résztvevő köteles a döntésnek haladéktalanul eleget tenni, és abbahagyni a versenyben való részvételt. Amennyiben a kizárás egy adott ország hatósági intézkedéséhez kapcsolódik, a Szervező együttműködik a hatóságokkal a Résztvevő további sorsát illetően, de a kizárt Résztvevő hazajutásának, járműve hazaszállításának megszervezése alapvetően az ő saját felelőssége és költsége marad (kivéve, ha a Szervező önkéntesen vagy a biztosító közreműködésével ebben segítséget nyújt). A kizárt Résztvevő a későbbiekben sehol nem használhatja fel jogosulatlanul a Rally hivatalos nevét vagy logóját saját tevékenységének igazolására, és nem keltheti azt a benyomást, hogy még mindig a Rally résztvevője.

3. Technikai és adminisztratív feltételek

Ebben a szakaszban a Rally-n való indulás technikai (járműre és felszerelésre vonatkozó) és adminisztratív (nevezés, biztosítás, egészségügyi követelmények) előfeltételeit rögzítjük. A Résztvevő vállalja, hogy ezen feltételeknek megfelel a verseny teljes időtartama alatt; ellenkező esetben a Szervező megtagadhatja az indulás engedélyezését, vagy a verseny során kizárhatja a Résztvevőt (összhangban a 2.3 ponttal).

3.1 Járművek és kötelező felszerelések

• Jármű műszaki megfelelősége: A Rally-n részt vevő járműnek (autó, motor, quad, kamion stb., a kategória szerint) közúti közlekedésre alkalmas és jogilag engedélyezett állapotban kell lennie. Ez azt jelenti, hogy a jármű rendelkezik érvényes forgalmi engedéllyel, rendszámtáblával, és megfelel a származási ország műszaki vizsgakövetelményeinek. A járműnek megfelelő műszaki állapotúnak kell lennie a hosszú távú, változatos terepviszonyok közötti használatra: a motor, fékek, kormányzás, világítás, futómű, gumiabroncsok stb. legyenek kifogástalan állapotban. Ez azért is fontos, mert a versenyen csakis jó műszaki állapotú gépjárművel lehet végigmenni. A Szervező a Rally rajtja előtt technikai átvizsgálást (gépkönyvezést) tarthat, ahol ellenőrzi a járművek műszaki állapotát és a kötelező felszerelések meglétét. A Résztvevő köteles járművét az előírt időpontban a technikai ellenőrzésre bemutatni. Ha a jármű nem felel meg a minimális biztonsági követelményeknek, a Szervező megtagadhatja a jármű rajthoz állását, amíg a hibákat ki nem javítják; súlyos hiányosságok esetén (amelyek rövid időn belül nem orvosolhatók) a nevezést érvénytelenítheti (a nevezési díj visszatérítésének nélkülözésével, mivel a megfelelés elmulasztása a Résztvevő felelőssége).
• Biztonsági felszerelések: Minden Résztvevő járművében kötelezően elhelyezendő és a Rally folyamán rendelkezésre álló biztonsági felszerelések:
  • Bukósisak: Nyitott karosszériájú járművek (pl. motorkerékpár, quad, buggy) esetén minden vezető és utas számára minősített bukósisak viselése kötelező a vezetés teljes ideje alatt. Zárt autókarosszériájú járművek esetén a bukósisak viselése ajánlott, bizonyos nehéz terepszakaszokon a Szervező előírhatja.
  • Biztonsági öv vagy heveder: Minden gépjárműben minden ülésen kötelező a biztonsági öv használata. Verseny- vagy terepjáró járművekben ajánlott (és egyes kategóriákban előírt) a többpontos biztonsági heveder használata a nagyobb védelem érdekében.
  • Tűzoltó készülék: Minden járműben legalább egy darab, minimum 2 kg töltetű ABC poroltó készüléket kell tartani, könnyen hozzáférhető helyen rögzítve. A készüléknek érvényes nyomásellenőrzéssel kell rendelkeznie. Ajánlott továbbá egy második kisebb poroltó vagy tűzoltó takaró elhelyezése is.
  • Elsősegély-felszerelés: Minden járműben kötelező egy jóváhagyott elsősegély-doboz (autós elsősegély-készlet), amelynek tartalma feltöltött és érvényes (steril kötszerek nem jártak le). Emellett javasolt a csapat saját igényeihez igazított kiegészítő orvosi felszerelést hozni (pl. fájdalomcsillapító, fertőtlenítő, gyorstesztek, allergia elleni gyógyszer, stb.).
  • Fényvisszaverő mellény és jelzőháromszög: Közúton való megállás vagy műszaki hiba esetén mind a vezetőnek, mind az utas(ok)nak rendelkezésére kell állnia láthatósági mellénynek. Továbbá minden járműben kell lennie legalább egy darab elakadásjelző háromszögnek (motorkerékpárnál ennek megfelelő figyelmeztető fény vagy fényvisszaverő eszköz).
  • Vontatókötél és alap szerszámok: A járműnek fel kell legyen szerelve erős vontatókötéllel vagy hevederrel, amellyel szükség esetén ki tudják vontatni egymást a résztvevők (pl. homokból vagy sárból). Emellett ajánlott a legalapvetőbb javító eszközök, szerszámkészlet, emelő (jack) és kerékkulcs megléte, hogy a résztvevők kisebb javításokat önállóan is el tudjanak végezni.
  • Pótkerék és üzemanyag kanna: Minden négykerekű jármű számára legalább egy teljes értékű pótkerék kötelező (lehetőleg kettő, különösen terepi szakaszoknál). Motorkerékpároknál belső gumi és javítókészlet ajánlott. Ezen felül a hosszú, szolgáltatásoktól mentes szakaszokra való tekintettel ajánlott tartalék üzemanyag kannát (vagy extra tankot) vinni, megfelelően rögzítve és szivárgásmentesen. A kannákban szállított üzemanyag mennyisége és tárolási módja meg kell feleljen az érintett országok biztonsági előírásainak (pl. Szaúd-Arábiában és Ománban is engedélyezett a pótüzemanyag szállítása, de csak biztonságos, zárható kannában).
  • Kommunikációs eszközök: Lásd a 4.1 pontban részletezett kötelező nyomkövető és kommunikációs berendezéseket. Ezen túlmenően ajánlott a csapatok között használt rövid hatótávú rádió (PMR) a konvojban való kommunikációhoz, de ennek használata önkéntes és a helyi rádiófrekvencia-szabályozásnak megfelelően történhet (bizonyos frekvenciák engedélyhez kötöttek lehetnek egyes országokban). Minden csapatnak legalább egy működő mobiltelefonja legyen, amely roamingol a szükséges országokban, bár a lefedettség hiánya miatt ez nem mindig használható.
  • Navigációs eszközök: Az útvonal követéséhez a Résztvevőnek rendelkeznie kell legalább egy GPS navigációs eszközzel vagy megfelelő offline navigációs alkalmazással ellátott okostelefonnal/tablettel, amely képes kezelni a Szervező által megadott koordinátákat és útvonalpontokat. Emellett ajánlott hagyományos papírtérképek és iránytű használata is tartalékként. A GPS nyomkövető eszköz (InReach vagy hasonló tudású eszköz ) a versenyzőknek nem kötelező, de erősen ajánlott, hiszen ha a Versenyző bajba kerül, tudnunk kell róla, hogy pontosan hol van.

• Felszerelések rögzítése és használata: A Résztvevő vállalja, hogy minden felszerelését a járművön belül biztonságosan rögzíti vagy elhelyezi, hogy az ne okozhasson sérülést egy esetleges baleset vagy hirtelen manőver során. Nagyméretű vagy nehéz tárgyakat (pl. pótkerék, üzemanyag kanna, szerszámok) megfelelő tartókon vagy hevederekkel kell rögzíteni. Tilos a jármű utasterében szabadon olyan tárgyakat hagyni, amelyek egy ütközéskor elszabadulva a bent ülőket megüthetik. A Szervező a technikai ellenőrzésen ellenőrizheti a rögzítések megfelelőségét, és kérheti a hiányosságok pótlását. A Rally során a Résztvevő köteles a biztonsági felszereléseket rendeltetésszerűen használni (pl. minden indulás előtt bekötni a biztonsági övet, motorkerékpáron mindig felvenni a bukósisakot). Amennyiben bármely kötelező felszerelés elvész vagy használhatatlanná válik a verseny folyamán, a Résztvevő köteles erről a Szervezőt tájékoztatni, és legjobb lehetősége szerint pótolni azt (pl. legközelebbi szervizponton új poroltó beszerzése).
• Javítás és karbantartás: A Résztvevő saját maga felelős járműve karbantartásáért és javításáért a Rally alatt. A Szervező korlátozott segítséget nyújthat (pl. táborhelyeken alap szerszámok vagy szaktanács rendelkezésre állhat), de nem köteles szervizcsapatot biztosítani a résztvevők járműveihez. A Résztvevőnek fel kell készülnie arra, hogy esetleges műszaki hiba esetén önállóan vagy külső, kereskedelmi szolgáltatók (helyi autószervizek, vontatók) igénybevételével oldja meg a problémát. Javasolt a gyakran meghibásodó alkatrészekből (ékszíj, szűrők, gumicsövek, fékcsövek stb.) tartalékot hozni. Amennyiben a jármű meghibásodása miatt a Résztvevő nem tudja tartani a Rally tervezett ütemét, értesítenie kell a Szervezőt, és egyeztetni a lehetőségekről (pl. ideiglenesen kihagy egy szakaszt és trélerrel behozza a lemaradást. Ebben az esetben a napi versenyszakaszért nem jár pont. ) A Szervező nem vállal felelősséget azért, ha a Résztvevő a járműhiba folytán nem tudja folytatni a versenyt. Szükség esetén a hazaszállítás vagy a jármű hátra hagyásának minden költsége a Résztvevőt terheli (kivéve, ha erre külön biztosítást kötött – lásd 3.2 pont). Ha a jármű véglegesen üzemképtelenné válik, a Résztvevő dönthet úgy, hogy feladja a versenyt; ebben az esetben sem jár nevezési díj visszatérítés.

3.2 Kötelező biztosítások

A Rally-n való részvétel feltétele, hogy a Résztvevő megfelelő biztosítási fedezettel rendelkezzen mind saját magára, mind járművére vonatkozóan. A szükséges biztosítások meglétét a Szervező az indulás előtt ellenőrizheti, és hiányosság esetén megtagadhatja a rajthoz állást. Az alábbi biztosítások kötelezőek vagy erősen ajánlottak:

• Gépjármű felelősségbiztosítás (kötelező gépjármű-biztosítás): A Résztvevő köteles érvényes felelősségbiztosítással (Third Party Liability Insurance) rendelkezni a használt járműre, amely kiterjed az összes érintett országra, ahol a Rally áthalad. Mivel a Rally Európán kívül is halad, a hagyományos zöldkártyás biztosítás területi hatálya nem feltétlenül terjed ki Irakra, Szaúd-Arábiára vagy Ománra. A Szervező előírja, hogy a Résztvevő még az indulás előtt beszerezze a szükséges kiegészítő biztosításokat vagy határbiztosításokat: például nemzetközi gépjármű-biztosítási zöldkártyát, amely lefedi Törökországot, esetleg Irán/Jordániát (ha tranzit), valamint külön biztosítást Irak, Szaúd-Arábia és Omán területére. A Szervező lehetőség szerint segít a résztvevőknek csoportos biztosítás beszerzésében a nehezen elérhető országokra (pl. partner biztosítón keresztül ideiglenes felelősségbiztosítás Szaúd-Arábiában és Ománban), de ennek költsége a Résztvevőt terheli. A résztvevő jármű forgalmi engedélyét és biztosítási papírjait minden határátlépéskor be kell mutatni; ezek hiányában a belépést megtagadhatják, ami a versenyből való kiesést is eredményezheti.
• Utas- és balesetbiztosítás (személyi biztosítás): Minden egyes Résztvevőnek (vezetőnek és utasnak egyaránt) kötelező érvényes utasbiztosítással vagy utazási biztosítással rendelkeznie, amely a Rally teljes időtartama alatt érvényes az összes meglátogatott országban. E biztosításnak fedeznie kell a baleseti orvosi ellátást, sürgősségi kórházi ellátást, mentést és orvosi evakuálást/repatriálást hazájába súlyos sérülés vagy betegség esetén, valamint – a legrosszabb esetben – a holttest hazaszállítását (repatriálását). A Szervező javasolja továbbá olyan biztosítás megkötését, amely tartalmaz baleseti rokkantsági és haláleseti térítést is, hogy a résztvevő családja anyagi védelmet élvezzen egy tragédia esetén.
• A biztosításnak ki kell terjednie a verseny jellegére (hosszú távú autós/terep-rally jellegű tevékenység) – a Résztvevő köteles tájékozódni arról, hogy biztosítója nem zárja-e ki a fedezetből az ilyen típusú kihívásokban való részvételt. Ha szükséges, extrém sportokra vagy autóversenyekre is érvényes kiegészítő biztosítást kell kötni. A Szervezőnek jogában áll elkérni a biztosítási kötvény(ek) másolatát vagy a biztosító igazolását még a rajt előtt, és fenntartja a jogot, hogy a biztosítás hiánya vagy elégtelensége esetén a Résztvevőt ne engedje elindulni a Rally-n (ekkor a nevezési díj visszatérítésére nincs lehetőség, mivel a hiány a Résztvevő felelőssége).
• Jármű casco és kiegészítő biztosítások (ajánlott): Bár nem kötelező, a Szervező nyomatékosan ajánlja a saját járműben keletkező károk fedezésére egy teljes körű casco biztosítás vagy más hasonló fedezet meglétét, amely lehetőleg nem zárja ki a célországokat és a terephasználatot. Sokan a magas önrész és költségek miatt nem kötnek casco biztosítást ilyen expedíciókra; ezt a Résztvevő maga mérlegeli, de tudnia kell, hogy bármilyen kár a saját járműben vagy felszerelésben az ő kockázata, ha nincs rá biztosítása. Emellett ajánlott lehet speciális mentési vagy jármű-hazaszállítási biztosítás megkötése is: ez fedezheti például a jármű tréleren történő hazaszállítását műszaki hiba vagy baleset esetén, vagy a mentőhelikopteres kimentés költségét a sivatagból. Ilyen szolgáltatást nyújthat egyes utasbiztosítások kiegészítése vagy autóklubtagság nemzetközi bővítése.
• Biztosítói értesítés és együttműködés: A Résztvevő tudomásul veszi, hogy baleset vagy káresemény esetén maga köteles értesíteni a saját biztosítóit (felelősségbiztosító, utasbiztosító, stb.) a káreseményről a biztosítási feltételek szerint. A Szervező és a Rally személyzete szükség esetén segítséget nyújt a kommunikációban (pl. rendőrségi jegyzőkönyv beszerzése, kapcsolattartás), de nem vállal felelősséget a kárigények sikeréért vagy elutasításáért. A Résztvevő köteles a helyszínen minden szükséges adatot begyűjteni és rögzíteni (pl. baleseti kárbejelentő lap kitöltése, tanúk adatai, fotók készítése), amennyiben erre lehetősége van, és a hatóságokkal együttműködni a jegyzőkönyv felvételében. A Szervező elvárja, hogy a Résztvevő a biztosítási csalás minden formájától tartózkodjon; bármilyen ilyen jellegű visszaélés a Rally hírnevét is rombolja, és kizárást vonhat maga után.

3.3 Egészségügyi alkalmasság

• Egészségi állapot és nyilatkozat: A Résztvevő kijelenti, hogy fizikailag és mentálisan alkalmas a Rally teljesítésére. A nevezéskor a Résztvevőnek egészségügyi nyilatkozatot kell tennie (a Szervező által biztosított kérdőív kitöltésével), amelyben feltünteti ismert krónikus betegségeit, rendszeresen szedett gyógyszereit, esetleges allergiáit, illetve bármilyen olyan egészségügyi körülményt, amely befolyásolhatja a részvételét vagy különleges figyelmet igényelhet vészhelyzet esetén (pl. cukorbetegség, epilepszia, szívbetegség, asztma, véralvadási zavar, stb.). A Résztvevő vállalja, hogy valós és pontos adatokat szolgáltat egészségi állapotáról. Ezen adatokat a Szervező bizalmasan kezeli (ld. 5.1 Adatkezelés), és csak a szükséges esetben adja át az orvosi személyzetnek vagy hatóságoknak.
• Orvosi igazolás: A Szervező kérheti, hogy a Résztvevő orvosi igazolást mutasson be, amely tanúsítja, hogy alkalmas a sivatagi, hosszú távú autós túra jellegű megterhelésre. Az igazolást egy megfelelő szakképesítéssel rendelkező orvosnak kell kiállítania (pl. háziorvos vagy sportorvos) legfeljebb a Rally előtt 3 hónappal. Az igazolásban javasolt feltüntetni, hogy a Résztvevőnek nincs olyan aktív betegsége vagy sérülése, ami akadályozná a részvételt, illetve a vérnyomása, látása, mozgásszervei megfelelőek, és általános állapota stabil. Ha a Résztvevő ilyen igazolást nem tud bemutatni, a Szervező saját belátása szerint megtagadhatja a részvételt, különösen, ha feltételezhető, hogy a Résztvevő egészségügyi kockázata magas (pl. nyilvánvalóan rossz erőnlét, súlyos elhízás, friss műtét utáni állapot).
• Minimális korhatár: A Rally-n részt venni csak érvényes jogosítvánnyal rendelkező nagykorú személyek (18. életévüket betöltött személyek) jogosultak. 18 évnél fiatalabb személy utasként is csak külön engedéllyel és szülői hozzájárulással vehet részt, amelyet a Szervező előzetesen, írásban hagy jóvá. A Szervező fenntartja a jogot a fiatal kísérők részvételének elutasítására, tekintettel a magas kockázatokra. Amennyiben 18 éven aluli utast engedélyez a Szervező, úgy a szülő/gondviselő részletes felelősségátvállalási nyilatkozatot köteles tenni.
• Egészségügyi felszerelés és óvintézkedések: A Résztvevő köteles gondoskodni arról, hogy rendelkezzen a saját egészsége megőrzéséhez szükséges eszközökkel: személyes gyógyszerek megfelelő mennyiségben (figyelembe véve, hogy a Rally ideje alatt korlátozott lehet a gyógyszer-utánpótlás), napvédő krém, megfelelő ruházat a hőség és éjszakai lehűlés ellen, kullancs- és rovarriasztó, valamint bármilyen speciális eszköz (pl. ortézisek, ha szükséges). A Résztvevő felkészül arra, hogy a Rally útvonalán egészségügyi szolgáltatásokhoz való hozzáférés nehézkes lehet, ezért kisebb problémák ellátására önellátó legyen (pl. kisebb sebek ellátása, gyomorrontás kezelése saját gyógyszerrel).
• Védőoltások és egészségügyi belépési követelmények: A Résztvevő köteles tájékozódni az érintett országok esetleges kötelező vagy ajánlott védőoltásairól és egészségügyi szűrővizsgálatairól. 2026-ban a COVID-19 pandémiás helyzet alakulásától függően előírhatnak belépési feltételként védőoltást vagy tesztet egyes országok; továbbá bizonyos területekre ajánlott lehet a hepatitis A és B, tífusz, tetanusz, poliomyelitis, kolera, vagy malária profilaxis. A Résztvevő saját érdekében beszerzi a szükséges védőoltásokat és gyógyszereket, valamint magával viszi az oltási könyvét vagy nemzetközi oltási igazolványát, ha bármely határátlépésnél kérnék. Külön kiemelendő, hogy sárgaláz elleni oltási igazolást egyes országok csak akkor kérhetnek, ha a Résztvevő sárgaláz-fertőzöttség szempontjából veszélyeztetett országból érkezik; ez a Rally útvonalán valószínűleg nem releváns, de a Résztvevő felelőssége ennek ellenőrzése.
• Egészségügyi vészhelyzet a Rally során: Amennyiben a Résztvevő a Rally folyamán rosszullétet, sérülést vagy bármilyen egészségügyi vészhelyzetet tapasztal, haladéktalanul értesítenie kell a Szervezőt (pl. a GPS nyomkövető vészjelző gombjával vagy rádión/ GSM vagy Műholdas telefonon). A Szervező a lehetőségekhez mérten segítséget nyújt, értesíti a Rally orvosi személyzetét, vagy súlyos esetben a helyi mentőket/mentőhelikoptert. Ugyanakkor a Résztvevő tudomásul veszi, hogy bizonyos távoli területeken a segítség megérkezése hosszabb időt vehet igénybe. A Szervező fenntartja a jogot, hogy orvosi tanácsra a Résztvevőt kizárja vagy időlegesen kivonja a versenyből, amennyiben egészségi állapota alapján a folytatás életveszélyes vagy a további sérülés kockázatával járna. Ilyen döntés születhet például súlyos dehidratáció, hőguta, vagy bármilyen súlyos sérülés esetén. Az ilyen kizárás a Résztvevő biztonsága érdekében történik; a nevezési díj visszatérítésére ekkor sincs mód, azonban a Szervező lehetőség szerint segít a Résztvevő hazajutásának vagy kórházi ellátásának megszervezésében (a költségek a biztosítás terhére, illetve a Résztvevőre hárulnak).

3.4 Nevezési díj, visszatérítés és rugalmasság

• Nevezési díj összege és tartalma: A Rally-n való részvétel feltétele a Szervező által meghatározott nevezési díj befizetése. A nevezési díj mértékét a Szervező hivatalos tájékoztatója rögzíti (külön meghirdetve személyenként és járművenként, a kategóriától függően). A nevezési díj befizetésének elmulasztása a határidőig a nevezés automatikus törlését eredményezheti. A Szervező a befizetésről számlát állít ki, és a résztvevő hivatalosan a Rally nevezési listájára kerül. A nevezési díj ellenében a Résztvevő jogosultságot szerez a Rally-n való indulásra, valamint a Szervező által biztosított alapvető szolgáltatások igénybevételére. A nevezési díj tartalmazza többek között: a rajtceremónián és a célceremónián és a Gála vacsorán való részvétel jogát; a Szervező által biztosított rajtszámokat és matricákat; a részletes útvonaltervet és/vagy itinert (roadbook) GPS-koordinátákkal; a szükséges hatósági engedélyek és engedélyezett útvonalak megszerzését; alapvető orvosi és műszaki ügyeletet a kijelölt ellenőrző pontokon; továbbá a Rally hivatalos ajándékcsomagját, a szponori csomagokat. Nem tartalmazza a nevezési díj például: a benzin/üzemanyag költségét; a szállást és étkezést (kivéve ha adott esetben a Szervező bizonyos táborhelyen ellátást szervez, ezt külön jelzi); a vízumok és határátlépések díjait; a biztosítások díját; a jármű esetleges szervizelésének költségeit; valamint a GPS nyomkövető eszköz kaucióját vagy bérleti díját, vagy teljes ellenértékét (ha ilyen van, ld. 4.1 pont).
• Lemondás és visszatérítés: A Résztvevő a nevezés leadása és befizetése után, amennyiben mégsem tud részt venni, köteles erről haladéktalanul értesíteni a Szervezőt írásban. A nevezési díj visszatérítésére vonatkozó szabályok a következők:
  • Ha a Résztvevő legkésőbb 2026. Április 30-ig jelzi visszalépését, a Szervező a befizetett nevezési díj 50%-át visszatéríti, 50% adminisztrációs díj levonása mellett.
  • 2026. Május 1. és Szeptember 30. közötti visszalépés esetén csupán a nevezési díj kisebb arányú visszatérítésére van lehetőség (pl. 20% – a pontos feltételeket a Szervező külön szabályzatban adja meg).
  •  
• Október 1. utáni lemondás esetén nincs lehetőség visszatérítésre, mivel ekkorra a Szervező már leköti az erőforrásokat a résztvevő számára. Kivételt képezhet, ha a Résztvevő vis maior okból (pl. súlyos betegség, haláleset a családban) kénytelen visszalépni – ilyen esetben a Szervező egyéni elbírálás alapján dönthet a részleges visszatérítésről vagy a befizetés egy következő évi rallyra való átvihetőségéről. Azonban a Szervező fenntartja a jogot, hogy a visszatérítést megtagadja vis maior esetén is, amennyiben a költségek már felmerültek.

• Nevezés átadása (transzfer): A Szervező engedélyezheti, hogy a visszalépő Résztvevő átruházza a nevezését egy másik alkalmas személyre/csapatra. Ennek feltételei: a csere személy megfelel minden részvételi feltételnek (pl. technikai felszerelés, biztosítás, engedélyek), a csere tényét legkésőbb 2026 December 1-ig belentik a Szervezőnek, és adminisztratív díjat fizetnek (ha a Szervező ilyet előír a nevezési szabályzatban, (pl. 10% átírási díj vagy névre szóló, vagy autóra szóló engedélyek, passok díja. ). A Szervező a Résztvevőnek az addig kifizetett a versennyel kapcsolatos költségeket nem köteles visszafizeti, megtéríteni. ( Pl. elkészült névre szóló Vízum ) A Szervező fenntartja a jogot, hogy az átadásra jelentkező új résztvevőt elutasítsa, amennyiben nem tartja alkalmasnak (pl. nincs megfelelő tapasztalata vagy a nevezési keret betelt). Az átadásból eredő pénzügyi elszámolást a kilépő és belépő résztvevő egymás között intézi; a Szervező a már befizetett díjat nem bontja vissza, hanem átvezeti az új résztvevőre, a nyilvántartásban rögzítve a csere tényét.
• A rendezvény módosítása vagy törlése a Szervező részéről: A Szervező mindent megtesz a Rally megvalósítása érdekében, azonban fenntartja a jogot vis maior vagy egyéb rendkívüli körülmények esetén a rendezvény halasztására, útvonalának jelentős módosítására vagy végső esetben annak törlésére. Ilyen körülmények lehetnek például: háborús események vagy súlyos biztonsági fenyegetések az útvonalon, természeti katasztrófák (pl. földrengés, szélsőséges viharok), világjárvány vagy súlyos járványügyi helyzet, a hatóságok által elrendelt tiltások (pl. határlezárás, kijárási tilalom) vagy a résztvevők biztonságát érintő egyéb előre nem látható események.
  • Halasztás: Amennyiben a Rally időpontját halasztani kényszerül a Szervező (pl. néhány hónappal későbbre), a nevezések automatikusan érvényesek maradnak az új időpontra. A Résztvevő jogosult eldönteni, hogy az új időpontban részt kíván-e venni; amennyiben nem, és ezt a halasztás bejelentésétől számított 15 napon belül írásban jelzi, a Szervező a befizetett nevezési díj 70%-át visszatéríti számára amelyből a banki költségeket is levonja. Ha a Résztvevő nem nyilatkozik vagy elfogadja az új időpontot, úgy tekintendő, hogy a nevezése változatlanul él.
  • Útvonal vagy program módosítása: A Szervező fenntartja a jogot, hogy a Rally tervezett útvonalát vagy programját a körülmények függvényében megváltoztassa. Ez magában foglalhatja egyes szakaszok vagy országok kihagyását, alternatív útvonalak kijelölését, a napi etapok hosszának vagy sorrendjének módosítását, illetve a tervezett versenymechanizmus (pl. pontozás, eredményértékelés) megváltoztatását is. A Résztvevő tudomásul veszi, hogy az ilyen változtatások a Rally biztonságos és sikeres lebonyolítását szolgálják, és nem alapozzák meg kártérítési igényét. Ha például az utolsó pillanatban biztonsági okból Irak helyett egy alternatív országon keresztül vezet az útvonal, vagy a cél nem Salalah városában, hanem Omán egy másik biztonságos régiójában lesz, a Résztvevő nem követelhet kártalanítást a megváltozott élmény miatt. Természetesen a Szervező igyekszik az eredeti tervekhez közeli megoldást találni, és a résztvevőket haladéktalanul értesíti minden jelentős változásról.
  • Törlés: Ha a Rally teljes törlésére kerül sor (és nem halasztható), a Szervező a résztvevőkkel írásban közli a döntést, és a már befizetett nevezési díj(ak) teljes összegét visszatérti a banki, és adminisztrációs költségek levonása mellet. A Szervező ilyen esetben nem vonható felelősségre semmilyen további kárért vagy költségért, amely a Résztvevőt a rendezvény elmaradása miatt éri (például egyéni utazási vagy szállásfoglalási költségek, szabadság kivétele stb.). Javasolt, hogy a Résztvevők olyan utazási/biztosítási megoldásokat válasszanak, amelyek a rendezvény esetleges elmaradása esetén is minimalizálják saját veszteségeiket.
• Egyéb rugalmassági és adminisztratív szabályok: A Szervező lehetőséget biztosíthat ún. várólista kialakítására, ha a jelentkezők száma meghaladja a limitet. Ebben az esetben, ha egy Résztvevő visszalép és a helyére várólistás csapat kerül, a Szervező dönthet úgy, hogy a visszalépőnek a befizetett díj egy részét visszatéríti (mivel a helye nem marad üres). Ez azonban nincs garantálva, és a Szervező eseti döntésétől függ. A Résztvevő a nevezésével elfogadja, hogy a Rally során nincs pénzdíj vagy anyagi nyeremény: a részvétel jutalma maga az élmény és a célba érkezés. Az esetleges trófeák, díjak jelképesek. A Résztvevő semmilyen esetben nem tarthat igényt a nevezési díjon felüli anyagi juttatásra a részvételéért, még akkor sem, ha a Szervező esetleg médiamegjelenések révén bevételre tesz szert. Minden Résztvevő saját költségén vesz részt a rendezvényen, és tudomásul veszi, hogy a Rally non-profit jellegű kaland vagy a befolyt díjak a szervezés és jótékonysági célok fedezetét szolgálják (amennyiben a Rally jótékonysági aspektussal bír, erről külön tájékoztatást kapnak).

4. Navigáció és határátlépések

A Rally különleges kihívása a tájékozódás idegen és változatos környezetben, valamint a több országon át történő utazás bürokratikus feladatainak teljesítése. Ebben a szakaszban meghatározzuk a kötelező navigációs és biztonsági eszközöket, továbbá a határátlépésekkel kapcsolatos szabályokat és elvárásokat.

4.1 GPS és biztonsági követő rendszerek

• Hivatalos nyomkövető eszköz használata: A Szervező a Rally minden járműve számára kötelezővé tehet egy hivatalos GPS alapú nyomkövető eszköz használatát, amelyet a Résztvevő gépjármű tulajdonosa biztosít. ( Ettől eltérő lehet, ha a Szervezőnek van lehetősége az eszköz biztosítására. ) Ez az eszköz valós időben továbbítja a jármű pozícióját a Szervező központjába, lehetővé téve a résztvevők folyamatos követését és a gyors reagálást vészhelyzet esetén. A nyomkövető eszköz egyben tartalmazhat pánikgombot vagy vészjelző funkciót, amely megnyomásával a résztvevő azonnal jelezheti, ha bajban van (baleset, műszaki hiba elszigetelt helyen, egészségügyi vészhelyzet stb.). A résztvevő köteles gondoskodni az eszköz megőrzéséről és működőképességéről a verseny során: például rendszeresen tölteni az akkumulátorát (ha nem a jármű elektromos rendszeréről működik), nem kikapcsolni vagy megbontani azt, és óvni a fizikai sérüléstől. A vészhívó gomb megnyomása csak különösen indokolt esetben lehetséges. A vészhívó üzembe helyezésével a versenyző a versenyt befejezettnek tekinti.
• Nyomkövető eszköz átvétele és visszaadása, ha azt a Szervező biztosítja: A nyomkövető eszközt a Szervező az adminisztratív átvételkor vagy a rajt előtt adja át a Résztvevőnek. A Résztvevő ekkor köteles aláírni egy átvételi elismervényt, és lehet, hogy kauciót kell letennie érte (például X… EUR összeget készpénzben vagy kártyagaranciaként), amelyet a Rally végén, az eszköz sérülésmentes visszaszolgáltatásakor a Szervező visszatérít. Az eszköz bérleti díját (ha van ilyen) a nevezési díj nem tartalmazza; a Szervező külön közli a bérleti vagy szolgáltatási díjat, amelyet a Résztvevő köteles megfizetni. A Rally céljába érkezve vagy a versenyből való kiesés/kizárás esetén a Résztvevő haladéktalanul köteles visszaszolgáltatni a nyomkövető eszközt a Szervező megbízottjának. Elvesztés, nem rendeltetésszerű használatból fakadó meghibásodás vagy megrongálódás esetén a Résztvevő viseli a felelősséget és az anyagi kárt (a kaució összegéig, illetve ha a kár nagyobb, annak megtérítéséig).
• Navigációs adatok és itiner (roadbook): A Szervező a rajt előtt a Résztvevők rendelkezésére bocsát egy útvonaltervet vagy itinert (roadbook), amely tartalmazza a teljes útvonal ajánlott nyomvonalát, az egyes szakaszok tervezett kezdő- és végpontját, a fontosabb GPS koordinátákat (pl. ellenőrző pontok, táborhelyek, veszélyes pontok), valamint hasznos információkat a navigációhoz (úthasználati tippek, alternatív útvonalak, ha vannak, látnivalók, stb.). A verseny jellegétől függően a Szervező dönthet úgy, hogy a kihívás fokozása érdekében nem minden részletet ad meg előre (pl. napi kihívások, opcionális ellenőrző pontok, amelyekről csak az adott napi eligazításon szereznek tudomást a Résztvevők). A Résztvevő köteles a megadott kötelező útvonal-szakaszokat teljesíteni, illetve megjelenni a kijelölt ellenőrző pontokon, hacsak a Szervező másként nem rendelkezik. Ugyanakkor a Rally nem egy hagyományos, zárt pályás verseny, ezért bizonyos szakaszokon a csapatok maguk dönthetik el, milyen útvonalon érik el a következő célpontot – ilyenkor azonban is ajánlott követni a Szervező útmutatásait a biztonság érdekében. Tilos olyan területekre behajtani, amelyeket a Szervező kifejezetten kerülendőként jelölt (pl. aknamezők, katonai zónák, rendkívül veszélyes régiók, katonai területek…stb).
• Kommunikáció és tájékoztatás menet közben: Minden reggeli indulás előtt, illetve szükség szerint a nap folyamán a Szervező rövid tájékoztatót (briefinget) tarthat a résztvevőknek az aznapi navigációs kihívásokról, útviszonyokról vagy bármilyen változásról (pl. útlezárás, időjárási figyelmeztetés). A Résztvevő köteles ezeken a tájékoztatókon részt venni (személyesen vagy rádión keresztül, ha így szervezik), és jegyzőkönyv nélkül is követni az elhangzott utasításokat. A Szervező fenntartja a jogot, hogy módosítsa a tervezett útvonalat a Rally folyamatában is, ha azt szükségesnek ítéli (pl. friss biztonsági információk alapján vagy előre nem látható akadály miatt). Ilyen esetben a módosításról a nyomkövető eszközön keresztül üzenetet küld, vagy a lehető leggyorsabban értesíti a csapatokat telefonon/rádión/tájékoztató táblán. A Résztvevő felelőssége, hogy a kommunikációs eszközeit (telefon, rádió, műholdas telefon, Starlink, nyomkövető üzenet kijelző) figyelje és fogadja a Szervező üzeneteit. Ha a Résztvevő hosszabb időre (pl. 1-2 órára) letér az ajánlott útvonalról vagy megszakad a kommunikáció (például úgy dönt, hogy egy látványosság miatt kerülőt tesz), értesítenie kell a Szervezőt a terveiről, hogy ne indítsanak feleslegesen keresést utána.
• Tiltott navigációs eszközök/praktikák: A résztvevők saját navigációs segédeszközöket használhatnak (GPS, térkép, iránytű, saját készítésű itinerek), de tilos bármilyen, a verseny szellemiségét sértő eszköz használata. Ide tartozik például: előre telepített nyomkövető a konkurens csapat járművére (hogy kövessék őket), a rendezőség által nem engedélyezett drón használata navigációhoz (pl. előre küldeni felderítésre – lásd alább a drónokra vonatkozó szabályt is a médiapolitika résznél), vagy bármilyen zavaró eszköz alkalmazása, amely a többiek GPS-ét vagy a hivatalos nyomkövető jeleit zavarja. Az ilyen cselekedetek nemcsak sportszerűtlenek, de potenciálisan illegálisak is, és azonnali kizárást vonnak maguk után (ld. 2.3 pont).

4.2 Határátlépési szabályok és vízumkötelezettségek

• Úti okmányok: A Résztvevő köteles érvényes útlevéllel rendelkezni, amely a Rally tervezett befejezési dátumától számítva legalább 6 hónapig érvényes. (Javasolt az útlevél érvényességének 2027. Szeptember hó végéig tartania a biztonság kedvéért.) Ezenkívül, amennyiben a Résztvevő állampolgársága szerint vízummentességgel nem utazhat az érintett országokba, időben be kell szereznie a szükséges vízumokat Irak, Kuwait, Szaúd-Arábia, Omán, illetve minden más tranzitország tekintetében. A Szervező a nevezés leadásakor tájékoztatja a Résztvevőket a szükséges vízumtípusokról és a beszerzés módjáról, sőt, lehetőség szerint segítséget nyújt a csoportos vízumügyintézésben (pl. hivatalos meghívólevelek, hatósági kapcsolattartás, teljeskörű ügyintézések). Ennek ellenére a vízumkérelmek,  a konzuli díjak megfizetése a Résztvevő felelőssége és költsége marad. A Résztvevő tudomásul veszi, hogy a vízum megadását egyetlen ország sem garantálja, az a hatóságok szuverén döntése; a Szervező nem vonható felelősségre, ha bármely ország megtagadja a belépési engedélyt a Résztvevőtől.
• Vízumtippek és belépési feltételek:
  • Irak: Általában előzetesen beszerzendő vízum szükséges. A Szervező a tervek szerint csoportos eseményvízum igénylését kezdeményezi az iraki hatóságoknál a résztvevők számára, amelyhez a Résztvevőnek időben be kell nyújtania az igényelt adatokat (útlevélmásolat, igazolványkép, személyes adatok) a Szervező felhívása alapján. Irakban belépéskor előfordulhat, hogy a határőrizeti szervek ujjlenyomatot vesznek és fényképet készítenek, illetve megvizsgálhatják a járművet. A Résztvevő köteles ezt tűrni és együttműködni. Irakba történő belépés feltétele lehet továbbá bizonyos biztonsági protokoll betartása (pl. érkezés csak meghatározott határátkelőn, esetleg konvojban). A Szervező ezekről előre tájékoztatást ad.
  • Szaúd-Arábia: A Résztvevők számára a Szervező a szaúdi hatóságokkal együttműködve csoportos turistavízum vagy külön engedély igénylését intézheti. Ehhez a Résztvevő beleegyezik, hogy megadja a kért adatokat, és befizeti a vízumdíjat. Szaúd-Arábiába belépve szigorú vám- és határellenőrzésre kell számítani: a poggyászokat és járműveket átvizsgálhatják tiltott áruk (pl. alkohol, pornográfia, fegyver, disznóhús és azokból készült termékek) után kutatva. A Résztvevő köteles a határállomásokon minden kérdésre őszintén válaszolni, és semmit nem elhallgatni (pl. drón vagy műholdas telefon bevitelét mindig előre jelezni kell, mert speciális engedély szükséges lehet). Amennyiben a Szervező előzetes engedélyt szerzett be bizonyos eszközökre (pl. drón felvételek készítésére a Rally dokumentálásához), a Résztvevő csak abban az esetben hozhat ilyen eszközt magával, ha neve szerepel az engedélyen és pontosan a jóváhagyott eszközt hozza.
  • Omán: Turistaként vagy külön rally résztvevőként való belépés Ománba vízumköteles lehet bizonyos állampolgárok számára, de sok ország esetén elektronikus vízum (eVisa) váltható ki előre vagy érkezéskor. A Szervező a rally finisének helyszíne miatt felveszi a kapcsolatot az ománi hatóságokkal, hogy megkönnyítse a belépést. A Résztvevő ennek keretében megkaphatja előre az eVisa-t, vagy a határon csoportosan intézik. Fontos, hogy a Résztvevő a megadott határpontnál lépjen be, ahol számítanak rájuk. Omán vámellenőrzésekor szintén átvizsgálhatják a járművet; tiltott áruk Ománban is az illegális drogok, fegyverek, drónok, valamint péládul bizonyos rádiió adó-vevő eszközök. A Résztvevő köteles a bevitelre vonatkozó szabályokat tiszteletben tartani, beleértve a drágább elektronika vagy drón bejelentését (esetleg vám megfizetését, ha szükséges).
• Jármű ideiglenes behozatala és vámkezelés: Mivel a Rally során a Résztvevők saját járművükkel lépik át a határokat, gondoskodni kell a járművek ideiglenes importálásának szabályos lebonyolításáról minden országban. A legtöbb érintett ország a határon ideiglenes import papírokat állít ki a járműre (pl. vámokmány vagy Carnet de Passage bélyegzés). A Résztvevő felelőssége, hogy a jármű tulajdonjogát igazoló dokumentumokat (forgalmi engedély, ha nem saját névre szól akkor meghatalmazás a tulajdonostól, lízingelt autó esetén lízingcég engedélye) magával hozza. A Szervező javasolja a nemzetközi Carnet de Passages en Douane (CPD) dokumentum kiváltását a járműhöz, amely megkönnyítheti és felgyorsíthatja a hatósági vámkezelést Irakon, Kuwaiton, Szaúd-Arábián és Ománon át. Ha a Résztvevő Carnet nélkül érkezik, lehetséges, hogy egyes határállomásokon pénzügyi biztosítékot vagy letétet kérnek a jármű után (ami visszajár kilépéskor, ha a járművet is kiviszik) vagy be sem engedik a felsorolt országok egyikébe sem. A Résztvevőnek fel kell készülnie az ilyen eljárásokra, készpénzzel vagy bankkártyával a helyszínen. A Szervező ajánl erre lehetőséget, vagy mindenki saját magának is intézheti a CDP-t. A Szervező több igény esetén megpróbál csoportos ügyintézést szervezni, de ez nem garantálja, hogy minden adminisztráció elkerülhető – türelemre és együttműködésre lesz szükség a hátarátlépéseknél.
• Határátlépés lebonyolítása a Rally során: A Rally konvoj vagy csoport formájában közelíti meg a határátkelőket a zökkenőmentesebb ügyintézés érdekében. A Résztvevő vállalja, hogy a Szervező utasításai szerint halad a határokhoz (adott esetben előre megadott időpontban érkezik), és részt vesz a közös vám- és útlevélkezelési folyamatban. Nem hagyhatja el a határátkelőhelyet a Szervező tudta nélkül és engedélye nélkül, még akkor sem, ha a saját ügyintézése már véget ért – meg kell várni, míg az egész csoport áthalad, hacsak a Szervező másként nem rendelkezik. Erre a biztonság és a logisztika miatt van szükség. A határ folyamat során köteles minden adatot pontosan megadni, és az esetleges, a hatóságok által kiadott dokumentumokat (pl. ideiglenes behozatali engedély) gondosan megőrizni és a kilépéskor ismét bemutatni. Ha bármely hatósági személy kenőpénzt vagy baksist kér informálisan, a Résztvevő lehetőség szerint kerülje a konfrontációt, de NE ADJON KENŐPÉNZT! Ezeken a vidékeken ez nem jellemző!
  További probléma esetén a Résztvevő értesítse a Szervező jelen lévő koordinátorát, aki intézkedik.
• Nemzetközi jogosítvány és forgalmi szabályok: A Résztvevő köteles rendelkezni érvényes vezetői engedéllyel, amely az érintett országokban is elfogadott. Magyar vagy más európai jogosítvány mellé erősen ajánlott (és néhány országban kötelező) a Nemzetközi Vezetői Engedély (International Driving Permit, IDP) kiváltása, amelyet a Résztvevőnek magával kell hoznia. A bécsi egyezmény alapján elfogadott a legjobb erre a vidékre. Emellett a járműnek nemzetközi azonosítási jelzéssel kell rendelkeznie (pl. országjelzés – „H” matrica vagy EU-s rendszám H jellel, stb.), és a zöldkártya biztosítási lapot is fel kell mutatni, ahol kérik. A Résztvevő a határ átlépése után köteles azonnal alkalmazkodni az adott ország közlekedési szabályaihoz (pl. Szaúd-Arábiában jobb oldali közlekedés van, hasonlóan Európához; sebességhatárok változhatnak. A Szervező előzetesen tájékoztatást nyújt az ilyen különbségekről, de a betartásuk a Résztvevő felelőssége.
• Határátlépéssel kapcsolatos problémák kezelése: Ha valamely résztvevőnek megtagadják a belépést egy országba (vízum hiány, beutazási tilalom, okmány-probléma, stb. miatt), a Szervező igyekszik segítséget nyújtani a helyzet tisztázásában, de ha a hatóságok döntése végleges, a Résztvevő nem folytathatja a Rally-t. Ebben az esetben a Szervező a lehetőségekhez képest segít biztonságosan visszairányítani a Résztvevőt kiindulási pontra vagy egy olyan országba, ahol hazautazása megoldható, de anyagi felelősséget vagy kártérítést nem vállal a kimaradásért (ld. 2.2 és 3.4 pont – ilyen esetben nevezési díj visszatérítés nincs). Ugyanez érvényes arra az esetre is, ha egy ország hatóságai a Rally közben utasítják ki a résztvevőt valamilyen szabályszegés miatt: ez a Rendező hatáskörén kívül esik. Ha a Rally útvonalán előre nem látott határzár vagy geopolitikai változás történik (pl. kitör egy konfliktus és lezárják a határt), a Szervező alternatív útvonalat keres vagy módosítja a programot – a Résztvevő nem ragaszkodhat az eredeti tervekhez. Fontos, hogy a Résztvevők rugalmas hozzáállással kezeljék a határátkelések esetleges nehézségeit, és fegyelmezetten kövessék a Szervező utasításait e kritikus pontokon.

5. Médiapolitika és adatkezelés

Ebben a fejezetben kerülnek meghatározásra a Rendezvény kapcsán a személyes adatok kezelésének elvei (GDPR és egyéb adatvédelmi szempontok alapján), továbbá a média megjelenéssel és tartalomkészítéssel kapcsolatos szabályok a Résztvevők számára. A Szervező számára fontos a résztvevők személyiségi jogainak tiszteletben tartása, ugyanakkor a Rendezvény nyilvános jellege miatt bizonyos média-megjelenések elkerülhetetlenek.

5.1 Személyes adatok kezelése (GDPR)

• Adatkezelő és a kezelt adatok köre: A Rally során gyűjtött személyes adatok adatkezelője a Szervező (illetve a Szervező által megbízott hivatalos szervezet). A Résztvevő nevezésével hozzájárulását adja ahhoz, hogy a Szervező szükséges személyes adatait kezelje. Ide tartozhatnak: név, születési dátum, neme, útlevélszám és útlevélmásolat, lakcím, e-mail és telefonszám elérhetőségek, vészhelyzeti kontakt személy és elérhetősége, gépjármű adatok (rendszám, gyártmány, biztosítási adatok), egészségügyi információk (a 3.3 pont szerinti nyilatkozat adatai, esetleges allergiák, vércsoport), pólóméret vagy egyéb logisztikai adatok, valamint a Rendezvény során készült kép- és hangfelvételeken szereplő biometrikus adatok (fényképmás, videofelvétel). A Szervező kijelenti, hogy a versenyhez a minimálisan szükséges adatokat gyűjti és kezeli, és azokat is kizárólag a Rally megszervezéséhez, lebonyolításához és utólagos értékeléséhez szükséges célokra használja fel.
• Adatkezelési célok és jogalapok: A Résztvevők személyes adatainak kezelésére a következő célokból és jogalapok mentén kerül sor:
  • Rendezvény lebonyolítása: ideértve a nevezések nyilvántartását, a kategóriák beosztását, a biztosítások és vízumok intézését, a hatósági engedélyekhez szükséges listák összeállítását, a nyomkövető rendszer működtetését (pozícióadatok kezelése), a pontozást/eredménylistát, az orvosi készenlét biztosítását (egészségügyi adatok átadása a rendezvény orvosának). Ezen tevékenységek jogalapja a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont), mivel a Résztvevő és a Szervező között a jelen Megállapodással a részvételre szerződés jön létre. Az érzékenyebb adatok (egészségügyi információk) kezelése a Résztvevő kifejezett hozzájárulásán (GDPR 9. cikk (2) bek. a) pont) alapul, amelyet a nyilatkozat kitöltésével ad meg.
  • Biztonság és védelem: ideértve a vészhelyzet esetén történő adatátadást harmadik személyeknek (pl. a Résztvevő balesetet szenved, és a Szervező átadja az egészségügyi nyilatkozatát a helyi kórháznak vagy kapcsolatba lép a Résztvevő által megadott sürgősségi kontakttal). Ezen adatkezelés a Résztvevő létfontosságú érdekeinek védelme (GDPR 6. cikk (1) bek. d) pont) vagy más érintett személy létfontosságú érdeke (pl. utas esetén) alapján történik, szükség esetén a hozzájárulás vélelmezésével olyan helyzetekben, amikor azt már nem tudja megadni.
  • Jogszabályi kötelezettségek: A Szervező köteles betartani az alkalmazandó jogszabályokat, például számviteli szabályokat (számlázás és pénzügyi nyilvántartás céljából a résztvevők egyes adatait megőrzi), vagy adott esetben hatósági jelentési kötelezettségeket (pl. ha valamely ország előírja a résztvevők adatainak előzetes leadását a határátlépéshez, vagy ha baleset esetén rendőrségi eljárás indul, és adatokat kérnek). Ezekben az esetekben az adatkezelés jogalapja jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont).
  • Marketing és hírlevél (opcionális): A Szervező a Rally után ajánlhat a Résztvevőknek kapcsolódó eseményeket, jövő évi részvételi lehetőséget stb. Ez azonban kizárólag a Résztvevő külön hozzájárulása esetén történik meg (GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont). A nevezési lapon a Résztvevő bejelölheti, kíván-e a jövőben hírlevelet kapni. Ennek hiányában a Szervező nem küld promóciós anyagot, csak a Rendezvénnyel összefüggő operatív kommunikációt tart fenn.
• Adattovábbítás és tárolás: A Résztvevő adataihoz a Szervező szervezőbizottságának tagjai férhetnek hozzá a need-to-know alapon. Bizonyos adatok továbbításra kerülhetnek a Rendezvény partnerei felé: például
  • a nyomkövető szolgáltató felé (név, rajtszám hozzárendelése a GPS eszközhöz),
  • a biztosító felé (névlista a csoportos felelősségbiztosításhoz, ha van ilyen),
  • a vízumügyintéző ügynökség vagy közvetlenül a konzulátus felé (útlevéladatok, személyes adatok),
  • a határátkeléskor az adott ország hatóságai felé (útlevél- és járműadatok listája),
  • a Rendezvény orvosi csapata felé (egészségügyi nyilatkozat),
  • a médiapartner(ek) felé (rajtlista névvel és nemzetiséggel, esetleg interjúk szervezése céljából elérhetőség).

A Szervező biztosítja, hogy minden harmadik fél partner, aki személyes adatot kap, adatvédelmi kötelezettséget vállal az adatok biztonságos kezelésére és csak a meghatározott célra való felhasználására. Az adattovábbítás történhet olyan országokba is, amelyek adatvédelmi szintje eltérhet az EU-ban megszokottól (például a résztvevőlistát megkapja egy iraki vagy szaúdi hatóság). A Résztvevő ezt tudomásul veszi, és hozzájárul a szükséges adattovábbításokhoz, ugyanakkor a Szervező igyekszik minden ésszerű lépést megtenni, hogy az adattovábbítás jogszerű és biztonságos legyen (pl. EU szabvány szerződési feltételek alkalmazásával, ha releváns, vagy a GDPR 49. cikk (1) bek. b) és c) pontja alapján, mivel a továbbítás a szerződés teljesítéséhez illetve fontos közérdekből szükséges, mint pl. határátlépés biztosítása).

A Szervező a személyes adatokat csak a szükséges ideig tárolja. A nevezési adatokat és az adminisztratív dokumentumokat általában a Rendezvény végétől számított 5 évig őrzi meg (tekintettel a polgári jogi igényérvényesítési határidőkre és a számviteli előírásokra). A nyomkövetési adatokat (GPS pozíció) a rendezvény után legfeljebb néhány hónapig tárolják archiválási és elemzési céllal, ezt követően anonimizálhatják vagy törlik. Az egészségügyi adatokat a rendezvény lezárulta után a lehető leghamarabb törlik vagy anonimizálják, kivéve ha egy esetleges kárigény vagy jogi eljárás miatt hosszabb megőrzés szükséges.

• Adatbiztonság: A Szervező megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi a Résztvevők személyes adatait a jogosulatlan hozzáféréstől, nyilvánosságra hozataltól, módosítástól vagy megsemmisüléstől. Ide tartozik például a digitális adatok jelszóval védett tárolása, titkosított kommunikáció használata az érzékeny adatok továbbításakor, a papíralapú dokumentumok biztonságos zár alatt tartása, és korlátozott hozzáférés biztosítása a szervezői csapaton belül is. Amennyiben mégis adatvédelmi incidens (adatszivárgás) történne, a Szervező a GDPR előírásai szerint jár el: értékeli az incidens kockázatát, szükség esetén bejelenti a felügyeleti hatóságnak (pl. magyar Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság – NAIH), és tájékoztatja az érintett Résztvevőket, ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a jogaikra nézve.
• Résztvevői jogok: A Résztvevő jogosult a GDPR keretein belül gyakorolni az érintetti jogait. Ezek különösen:
  • Hozzáférés a saját kezelt adataihoz (a Szervezőtől visszajelzést kérhet, hogy kezel-e rá vonatkozó személyes adatot, és ha igen, akkor milyen adatokat, milyen célból, kiknek továbbítva, mennyi ideig, stb., és kérhet ezekről másolatot).
  • Helyesbítés kérése, ha valamely adat pontatlan vagy megváltozott (pl. elírt név korrekciója, elérhetőség frissítése).
  • Törlés kérése (elfeledtetés), ami azt jelenti, hogy a Szervező törli a rá vonatkozó adatokat, ha azok kezelésére már nincs szükség vagy nincs jogalap (pl. a rendezvény után kéri adatai törlését, kivéve amiket jogszabályi okból meg kell őrizni).
  • Korlátozás kérése, ha vitatja az adatok pontosságát vagy az adatkezelés jogalapját, bizonyos ideig az adatokat csak tárolni lehet, más műveletet nem végeznek velük.
  • Adathordozhatóság, ami a Résztvevő által szolgáltatott, géppel olvasható formátumú adatok (pl. nevezési adatok) strukturált átadását jelenti saját maga vagy más szolgáltató felé, ha technikailag megoldható és ha az adatkezelés automatizált (pl. e-mail listán szereplő adatok).
  • Tiltakozás az adatkezelés ellen, ha a személyes adatot közvetlen marketing célból használnák (a Rally esetében ilyen nincs hacsak nem járult hozzá, de ha mégis, bármikor leiratkozhat) vagy ha közérdek/jogos érdek jogalapon kezelnek adatot (ilyen lehet pl. a Rendezvény után a referenciák közlése, de az főleg hozzájáruláson alapul majd).

A Résztvevő jogainak gyakorlására írásban (e-mailben a Szervező hivatalos címére) nyújthat be kérelmet. A Szervező indokolatlan késedelem nélkül, de legfeljebb 1 hónapon belül válaszol a kérelemre és megteszi a szükséges intézkedést, vagy jelzi, ha a kérést nem tudja teljesíteni jogszerű okból (pl. bizonyos adatokat nem törölhet azonnal könyvelési törvény miatt). A Résztvevő jogosult továbbá panaszt tenni a felügyeleti hatóságnál (Magyarországon a NAIH-nál) vagy bírósághoz fordulni, ha úgy véli, a Szervező megsértette az adatkezelésre vonatkozó jogait.

5.2 Médiamegjelenés és nyilvánosság

• Nyilvános esemény jellege és beleegyezés: A Résztvevő tudatában van annak, hogy a Budapest–Baghdad–Salalah Rally nyilvános esemény, amelyről várhatóan sajtóközlemények, tudósítások, fotó- és videófelvételek készülnek, mind a Szervező által, mind külső média részéről. A Résztvevő a nevezésével hozzájárul ahhoz, hogy a Rendezvényen róla (valamint járművéről) kép- és hangfelvételek készüljenek, és azokat a Szervező időbeli és területi korlátozás nélkül, ellenszolgáltatás nélkül felhasználja a Rendezvény népszerűsítésének, dokumentálásának, sajtóanyagok készítésének céljából. Ez a hozzájárulás kiterjed különösen a következőkre:
  • A Rendezvény alatt készülő fotók közzététele a Rally hivatalos közösségi média oldalain, weboldalán, vagy sajtóanyagokban.
  • A Rendezvényről készülő videófelvételek és filmek (pl. összefoglaló videók, dokumentumfilm, televíziós riport) készítése és sugárzása, amelyeken a Résztvevő esetleg felismerhető.
  • Interjúk és nyilatkozatok: amennyiben a Résztvevő önkéntesen interjút ad a sajtónak vagy a Szervező stábjának a Rally kapcsán, ezen nyilatkozatok rögzítése és felhasználása.
  • A Résztvevő nevét és csapatnevét tartalmazó eredménylisták és rajtlisták publikálása online és offline formában.

Fontos hangsúlyozni, hogy a Szervező nem él vissza ezzel a joggal: a felvételeket a sportesemény kontextusában használja fel, és nem adja el külön a Résztvevő arcképét/nevét reklámkampányhoz a Résztvevő külön engedélye nélkül. Ugyanakkor a Rendezvény támogatóinak, szponzorainak lehetnek olyan megjelenései (pl. a Rendezvény hivatalos filmje, naptár, magazin), ahol a Résztvevő képmása szerepel, és ezért a Résztvevő anyagi ellenszolgáltatást nem kérhet és nem kap. A Résztvevő a nevezési feltételek elfogadásával lemond a képmáshoz és hangfelvételhez fűződő azon jogairól, hogy a Rendezvénnyel összefüggő felhasználásokért ellenértéket vagy további engedélyezést követeljen. Amennyiben a Résztvevő nem kíván interjúban megszólalni vagy közeli portréfelvételt engedni magáról, ezt a helyszínen jelezheti a médiastábnak, és a Szervező tiszteletben tartja a kívánságát, de teljes anonimitást nem tud garantálni a nyilvános részvétel ténye miatt.

• Média-hozzáférés a Rendezvényen: A Szervező hivatalos médiacsapatot, esetleg meghívott újságírókat, bloggereket, influencereket delegálhat a Rendezvényre. Ők a mezőnyt követve tudósításokat készítenek. A Résztvevő köteles bizonyos keretek között eltűrni a jelenlétüket és tevékenységüket: például hogy fotózzák a rajtnál, a táborhelyen interjút kérhetnek, a járművekre akciókamerát szerelhetnek (csapat beleegyezésével). A médiastáb ugyanakkor nem zavarhatja a Résztvevő pihenését aránytalan mértékben, és nem avatkozhat be a verseny menetébe. Amennyiben a Résztvevő úgy érzi, a média munkatársai túlzottan akadályozzák őt (pl. veszélyes manőverre kényszerítik a felvétel kedvéért, vagy a beleegyezése nélkül drónt reptetnek közvetlenül fölötte), erről haladéktalanul tájékoztatnia kell a Szervezőt, aki intézkedik. A Rendezvény hivatalos médiapartnerei a Szervező felügyelete alatt dolgoznak, és a Szervező felelősséget vállal a magatartásukért a Rendezvény keretein belül.
• Résztvevők saját médiahasználata: A Szervező nem ír elő a versenyzők számára semmilyen speciális médiakötelezettséget vagy korlátozást a saját tartalomkészítésükre vonatkozóan; a Résztvevők szabadon készíthetnek fotókat, videókat, közösségi média bejegyzéseket a Rally-val kapcsolatban saját célra. Ez a „szabad médiahasználat” azonban az alábbi feltételekkel érvényes:
  • A Résztvevő által készített anyagok nem sérthetik más résztvevők, a Szervező vagy harmadik személyek jogait. Például ha egy csapat videót készít, ügyelniük kell, hogy másokat ne rágalmazzanak vagy ne tegyenek közzé róluk sértő tartalmat az engedélyük nélkül.
  • A tartalomkészítés nem veszélyeztetheti a biztonságot: a Résztvevő vezetés közben nem tartogathat kamerát kézben vagy nem drónozhat figyelmetlenül. Bármilyen felvétel készítésekor be kell tartani a közlekedési és biztonsági szabályokat (pl. csak utas készítsen menet közbeni videót, vagy használjanak akciókamerát rögzítve).
  • Tiszteletben kell tartani a helyi törvényeket és szokásokat: egyes országokban tiltott lehet bizonyos objektumok (katonai létesítmények, kormányépületek) vagy emberek (pl. helyi lakosok engedély nélküli) filmezése/fényképezése. A Résztvevő felelős azért, hogy saját tartalomkészítése során ne sértsen meg semmilyen helyi előírást. Például Szaúd-Arábiában tilos lehet mecsetben fényképezni engedély nélkül, vagy Ománban nem illik helyi nőket engedély nélkül lencsevégre kapni. Ha a hatóságok akár a Rally során, akár a határátlépéseknél átvizsgálják a kamera tartalmát és problémát találnak, az a Résztvevő egyéni felelőssége.
  • A Résztvevő a Rendezvényről saját maga által közzétett tartalmakban nem közölhet valótlan vagy a rendezvény jó hírnevét rontó állításokat. A konstruktív kritika természetesen megengedett, de a szándékosan hamis információk terjesztése (pl. hogy a Szervező milyen szabályt szegett meg, ami nem igaz) jogi következményekkel járhat.
  • Szponzorok és reklámok: A Résztvevők saját járművükön elhelyezhetik saját támogatóik logóit, reklámjait, amennyiben azok nem ütköznek a Rally hivatalos szponzorainak érdekeivel és nem sértenek törvényt vagy jó ízlést. Például nem kerülhet a járműre pornográf vagy politikai üzenet, illetve olyan cég hirdetése, amely nyilvánvalóan ellentétes a Rally valamely kiemelt szponzorával (ha a Szervező ilyet előzetesen jelzett). A Szervező fenntartja a jogot, hogy bizonyos matricák eltávolítását kérje, ha azok problémásak. A Szervező által előírt kötelező matricákat a Résztvevő saját gépjármúlyén köteles elhelyezni és annak a verseny végéig az ottlétét tűrni. A médiafelületen (saját videókban, posztokban) a Résztvevő említheti saját szponzorait, de nem keltheti azt a benyomást, hogy a saját tartalma a Rally hivatalos közlése lenne. Javasolt feltüntetni, hogy a tartalom nem hivatalos, hanem a csapat saját élménybeszámolója.
• Hivatalos médiapolitika hiánya: A Szervező megerősíti, hogy a Résztvevőkre nem ró kötelező médiaszerepléseket vagy hasonló kötelezettségeket. Nincs előírva például, hogy a Résztvevőnek kötelezően blogot kellene vezetnie, vagy részt kellene vennie reklámkampányban. Minden ilyen jellegű aktivitás önkéntes alapon, a Résztvevő külön beleegyezésével történik. Ugyanakkor a Szervező örömmel veszi, ha a Résztvevők megosztják élményeiket, és ehhez igény szerint támogatást is nyújthat (pl. közösségi médiában megosztja a résztvevők által készített jó minőségű fotókat/videókat, ezzel segítve a csapatokat is). A Rendezvény ideje alatt a Szervező kijelölhet egy sajtófelelőst, akihez a Résztvevők vagy az újságírók fordulhatnak kérdéseikkel.
• Adatvédelem a médiamegjelenések során: A Rendezvény hivatalos kommunikációja során a Szervező igyekszik a GDPR elveit betartani. Például nem tesz közzé érzékeny személyes adatot (mint lakcím vagy elérhetőség) a Résztvevőkről nyilvánosan, és nem használja fel a Résztvevő adatait kereskedelmi célú reklám targetálására a hozzájárulása nélkül. A médiamegjelenésekkel kapcsolatos esetleges aggályait a Résztvevő jelezheti a Szervezőnek, aki megpróbál megoldást találni (pl. ha a Résztvevő nem szeretné, hogy egy adott fotó publikálásra kerüljön egy érzékeny ok miatt, és ezt ésszerű időn belül kéri, a Szervező visszavonja a fotót).

6. Záró rendelkezések

• 6.1 Irányadó jog és joghatóság: Jelen Részvételi Megállapodásra és az abban nem szabályozott kérdésekre az Ománi Szultánság jogszabályai az irányadók, tekintettel arra, hogy a Szervező székhelye Ománban található. A Résztvevő és a Szervező esetleges jogvitáik rendezésére elsődlegesen békés úton, tárgyalásos megoldásra törekszenek. Amennyiben ez nem vezet eredményre, a felek alávetik magukat – hatáskörtől függően – a Muscati Királyi Bíróság. (A felek ettől eltérően közös megegyezéssel dönthetnek választott bírósági eljárás igénybevételéről is.)
• 6.2 A Megállapodás hatálya és módosítása: Jelen Megállapodás a Résztvevő részéről a nevezési lap aláírásával/online elfogadásával lép hatályba és a Rendezvény befejezéséig, valamint az azt követő, közvetlenül kapcsolódó jogviszonyok lezárultáig (pl. eszközök visszaszolgáltatása, kaució visszafizetése) marad érvényben. A Szervező jogosult kiegészítéseket vagy pontosításokat kiadni a Megállapodás tartalmához a Rendezvény kezdete előtt (illetve alatt, indokolt esetben), például Hivatalos Közlemények vagy Rally Bulletin formájában. Ezek a kiegészítések a Megállapodás részévé válnak, feltéve hogy nem mondanak ellent a lényeges jogoknak és kötelezettségeknek, és a Résztvevőkkel írásban (e-mailben vagy a Rally hivatalos honlapján közzé téve, illetve a napi eligazítás során átadva) közlésre kerülnek. Kisebb szabálymódosításokat (pl. technikai követelmény finomhangolása, menetrend pontosítása) a Résztvevő köteles elfogadni; ha azonban lényeges változás történne a feltételekben, a Résztvevő jogosult a nevezését visszamondani a változás bejelentését követő 24 órán belül, amely esetben – amennyiben a változás nélkül nem lépett volna vissza – a Szervező az időarányos nevezési díj-visszatérítésről egyedileg egyeztet. A Résztvevő által a jelentkezéskor jelzett külön kérések vagy feltételek (ha vannak ilyenek) csak akkor válnak a Megállapodás részévé, ha azokat a Szervező írásban elfogadta.
• 6.3 Teljességi záradék: Jelen dokumentum (a mellékleteivel és a nevezési lappal együtt) a Résztvevő és a Szervező között létrejövő megállapodás teljes feltételrendszerét tartalmazza a Rally-val kapcsolatban. Minden korábbi, szóban vagy írásban tett ígéret vagy megállapodás, amely e tárgykörben született a felek között, jelen Megállapodás aláírásával érvényét veszti, kivéve, ha azt kifejezetten ebben a szerződésben fenntartották. Bármely, a Rendezvény kapcsán felmerülő új szabály vagy követelmény csak írásos formában és mindkét fél (vagy a Szervező egyoldalú, de a fenti 6.2 pont szerinti keretek közt gyakorolt) beleegyezésével válik a szerződés részévé.
• 6.4 Részleges érvénytelenség: Amennyiben a jelen Megállapodás bármely rendelkezését egy hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróság vagy hatóság érvénytelennek vagy végrehajthatatlannak nyilvánítja, az adott rendelkezés – a szükséges mértékben – leválik a Megállapodásról, anélkül hogy a többi rendelkezés érvényességét befolyásolná. A felek kötelezettséget vállalnak arra, hogy az érvénytelen rendelkezést jóhiszeműen olyan érvényes és végrehajtható rendelkezéssel helyettesítik, amely a lehető legjobban megközelíti az eredeti rendelkezés gazdasági és jogi célját.
• 6.5 A Megállapodás elfogadása: A Résztvevő kijelenti, hogy a jelen Részvételi Megállapodás minden pontját elolvasta, megértette és elfogadja. Lehetősége volt kérdéseket feltenni a Szervezőnek a feltételekkel kapcsolatban, és/vagy jogi tanácsot kérni azok értelmezéséhez, és csak ezt követően, a saját elhatározásából csatlakozik a Rendezvényhez. A Résztvevő tudomásul veszi, hogy a Megállapodás megszegése a Rally-ból való kizárásához és egyéb következményekhez vezethet. A Szervező részéről kijelölt képviselő szintén aláírásával látja el a Megállapodást, igazolva ezzel, hogy a Szervező magára nézve kötelezőnek ismeri el a dokumentumban vállalt kötelezettségeket (elsősorban a rendezés és adatkezelés vonatkozásában).
•